Bestellautomatisierung mit KI: Ein intelligenter Ansatz zur Steigerung der Effizienz

Zeitverluste durch Bestellungen per E-Mail

Aus der Sicht des Endverbrauchers ist eine Online-Bestellung in der Regel eine schnelle und unkomplizierte Angelegenheit. Die Kunden können ganz einfach nach Artikeln suchen, die Verfügbarkeit prüfen, Mengen auswählen und Versanddetails angeben. Sobald die Bestellung aufgegeben wurde, muss man nur noch auf die Lieferung warten. Für Großhändler ist der Prozess jedoch oft sehr viel komplexer. Dieser Artikel befasst sich mit den Herausforderungen, mit denen Großhändler konfrontiert sind, und damit, wie unsere KI-gestützte Lösung die Bestellerfassung vereinfachen und optimieren kann, ohne die bevorzugten Arbeitsabläufe des Kunden zu stören.

Die Schwierigkeiten bei Bestellungen im Großhandel

Im Gegensatz zu normalen E-Commerce-Transaktionen haben Großhändler häufig mit Kunden zu tun, die sehr individuelle Bestellabläufe verfolgen. Diese Arbeitsabläufe sind oft in die kundeneigenen ERP- (Enterprise Resource Planning) oder CRM- (Customer Relationship Management) Systeme integriert, was den Bestellvorgang komplizierter macht. Infolgedessen übermitteln viele Kunden ihre Bestellungen immer noch per E-Mail und verzichten damit völlig auf die üblichen Online-Plattformen.

In diesen Fällen können die Bestellungen in den Text einer E-Mail eingebettet, als PDF-Datei oder Excel-Tabelle angehängt oder sogar als Foto oder Scan versandt werden. Für Großhändler ist die manuelle Übertragung dieser Bestellungen in das interne ERP-System sowohl zeit- als auch arbeitsintensiv, insbesondere wenn die kundenspezifischen Produktnamen vom unternehmenseigenen Katalog abweichen. Die Vertriebsmitarbeiter müssen oft frühere E-Mail-Korrespondenz und Verkaufshistorien abgleichen, wodurch ihnen die Zeit fehlt, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Effizienzsteigernde Maßnahmen sind erforderlich

Angesichts dieser Tatsache stellt sich eine wichtige Frage: Wie können Großhändler die Effizienz ihrer Auftragserfassung deutlich verbessern und gleichzeitig die von ihren Kunden gewohnte Flexibilität beibehalten? Ein strukturierter Bestellprozess - etwa über eine spezielle Online-Plattform - könnte zwar den Arbeitsaufwand für die Großhändler verringern, würde die Dinge für ihre Kunden aber wahrscheinlich verkomplizieren. Die Antwort liegt in den jüngsten Entwicklungen im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI), die die Komplexität der Auftragsabwicklung im Großhandel jetzt mit beispielloser Effizienz bewältigen kann.

Wie KI die Auftragsverwaltung Transformiert

Unsere KI-gestützte Software bietet eine umfassende Lösung für die Herausforderungen, denen Großhändler bei der Auftragsabwicklung gegenüberstehen. Und so funktioniert's:

• Identifikation von Bestellungen: Unsere KI kann zuverlässig zwischen tatsächlichen Bestellungen und anderen Kommunikationsinhalten, wie Anfragen oder Beschwerden, unterscheiden und nur relevante Nachrichten weiterverarbeiten.
• Integration von Domänenwissen: Es kann branchenspezifische Begriffe und kundenspezifische Abkürzungen erlernen und sich an sie anpassen, was die Präzision über die Zeit verbessert.
• Kontextbezogene Analyse: Die KI berücksichtigt die gesamte E-Mail-Historie und frühere Dialoge, so dass sie die Bedürfnisse und Anfragen der Kunden besser verstehen kann.
• Unterstützung unterschiedlicher Formate: Egal ob die Bestellungen im Fließtext, als PDF, Excel-Dateien oder Bilder eingehen, unser System kann alle Formate zuverlässig verarbeiten.
• Erkennung von Kunden: Die Aufträge werden auf der Grundlage der vorhandenen Datenbank automatisch dem richtigen Kunden zugeordnet, so dass weniger manuelle Eingaben erforderlich sind.
• Berücksichtigung der Kaufhistorie: Die KI bezieht die kundenspezifische Bestellhistorie bei der Verarbeitung von neuen Bestellungen mit ein.
• Nahtlose Integration: Unsere Software lässt sich in gängige E-Mail-Plattformen (z. B. Outlook) und ERP-Systeme integrieren und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung aller Datenschutzbestimmungen.

Ein genauerer Blick auf unseren KI-gestützten Prozess

Unsere KI-Software ermöglicht es den Vertriebsteams, sich auf den Kundenservice zu konzentrieren, anstatt Zeit mit der manuellen Auftragserfassung zu verbringen. Es folgt ein Überblick über die Kernfunktionen unseres Systems:

1. Der Empfang einer Bestellung
   Der Prozess beginnt, wenn eine Bestellung per E-Mail eingeht. Unser KI-System fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur ein, indem es entweder auf die interne Mailbox zugreift oder Bestell-E-Mails an eine bestimmte Adresse weiterleitet. Durch die direkte Verknüpfung mit Ihrem ERP-System ordnet die Software jede E-Mail und die dazugehörige Bestellung automatisch dem richtigen Kunden zu, wodurch manuelle Eingaben überflüssig werden und die Datensicherheit durch Herausfiltern irrelevanter Mitteilungen gewährleistet wird.
2. Intelligente Auftragserkennung
   Anschließend analysiert die KI den Inhalt der E-Mail, um festzustellen, ob es sich bei der Nachricht um eine Bestellung oder eine andere Art von Kommunikation handelt. Unsere fortschrittlichen KI-Modelle gehen über die einfache Erkennung von Schlüsselwörtern hinaus und nutzen die Verarbeitung natürlicher Sprache, um den gesamten Kontext der Nachricht zu verstehen, einschließlich früherer Interaktionen mit dem Kunden.
3. Erkennung und Verarbeitung von Artikeln
   Das Herzstück unseres KI-Systems ist seine Fähigkeit, die bestellten Artikel sowie die Verpackungsgrößen und -mengen genau zu identifizieren. Da Bestellungen in einer Vielzahl von Formaten vorliegen können, von freiem Text bis hin zu PDFs und Excel-Tabellen, und sich oft in ihrer Struktur unterscheiden, kann diese Phase für herkömmliche Systeme eine besondere Herausforderung darstellen. Unsere KI zeichnet sich aus durch:
   
   1. Verwendung fortschrittlicher KI-Modelle: Diese Modelle ermöglichen es der Software, selbst die komplexesten Aufträge zu verstehen und dabei den Kontext zu berücksichtigen.
   2. Verarbeitung visueller Daten: Dank der integrierten Texterkennungsfunktionen (OCR) kann unsere KI nahtlos Bilder, PDFs und andere visuelle Formate verarbeiten.
   3. Unterstützt die ERP-Integration: Der direkte Zugriff auf kundenspezifische Informationen in Ihrem ERP-System ermöglicht einen Echtzeit-Querverweis mit Auftragshistorien und Produktkatalogen.

4. Strukturierte Auftragserstellung
   Sobald die Auftragsdetails identifiziert sind, erzeugt unser System automatisch einen strukturierten Auftrag in Ihrem ERP-System. Jede KI-generierte Bestellung wird zur endgültigen Überprüfung gekennzeichnet, um Transparenz und Genauigkeit zu gewährleisten. Die zuständigen Teammitglieder werden außerdem per E-Mail benachrichtigt, damit der Prozess reibungslos und effizient abläuft.

Anpassbare und Skalierbare KI-Lösung

Unser KI-gesteuertes Auftragsautomatisierungssystem wurde mit Blick auf Flexibilität konzipiert. Es lässt sich problemlos in Ihre bestehenden E-Mail-, CRM- oder ERP-Systeme integrieren. Darüber hinaus unterstützt es die Einbindung zusätzlicher Datenquellen, wie z. B. Lagerbestandsabfragen, so dass Sie bei Bedarf auf Ersatzprodukte umstellen können. Das System kann auch an spezifische Kundenanforderungen angepasst werden, z. B. durch die Aufnahme zusätzlicher Details wie Liefertermine oder Lieferadressen.

Skalierbarkeit ist ein weiterer wichtiger Vorteil unserer Lösung. Ganz gleich, ob Sie nur einige wenige Bestellungen pro Woche oder mehrere pro Stunde erhalten, unsere KI passt sich dynamisch an die wechselnde Arbeitslast an. Dies gewährleistet eine sofortige Verarbeitung bei niedrigen Betriebskosten und ist somit ideal für Unternehmen jeder Größe.

Verbesserter Bestellprozess im Großhandel

Unsere KI-gestützte Lösung zur Auftragsautomatisierung bietet Großhändlern einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil, indem sie die Bestellerfassung optimiert, ohne die Flexibilität zu beeinträchtigen, die Kunden erwarten. Durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme und die Fähigkeit, verschiedene Bestellformate zu verarbeiten, entlastet unsere Lösung Ihren Innendienst, sodass dieser sich auf den Aufbau stärkerer Kundenbeziehungen konzentrieren kann.

Wenn Sie Ihren Bestellprozess mit modernster KI-Technologie verbessern möchten, besprechen wir gerne mit Ihnen, wie unsere Lösung auf Ihre Anforderungen angepasst werden kann.